Quadro de obreiros: como preparar, conferir e enviar à Potência

O quadro de obreiros é a relação oficial dos irmãos que compõem a Loja, com o grau e a situação de cada um. É por ele que a Potência sabe quem é obreiro da Loja — e é sobre ele que se calcula a capitação. Um quadro errado não fica só no papel: vira cobrança indevida, irmão com direitos suspensos por engano ou documento que não sai quando ele precisa.

Este guia mostra o que o quadro leva, como prepará-lo e conferi-lo antes do envio e os erros que mais aparecem. O formato e o prazo são os da sua Potência; aqui está o trabalho que a Secretaria faz antes deles.

Para que serve o quadro

• Regularidade: é a base para a Potência reconhecer cada irmão como obreiro regular da Loja.
• Capitação: a taxa per capita que a Loja repassa à Potência é calculada por obreiro.
• Eleições: quem pode votar e ser votado sai da situação de cada irmão no quadro.
• Documentos: certidões, diplomas e o quite placet dependem de um registro correto.

O que o quadro leva

Para cada irmão, no mínimo:

• Nome completo e CIM;
• Grau e as datas de iniciação, elevação e exaltação;
• Cargo na administração, quando houver;
• Situação: regular, irregular, licenciado, suspenso ou dimissionário — os termos exatos são os da sua Potência;
• Se é isento ou honorário, quando a Potência trata esses irmãos de outra forma;
• Contato atualizado.

E, para o período desde o último envio, o movimento: iniciações, filiações, regularizações, quite placet emitidos, dimissões e falecimentos.

Quando enviar

O calendário é da Potência. Há as que pedem uma posição anual, as que pedem a cada semestre e as que recebem as alterações à medida que acontecem, pelo próprio sistema online. Confira no regulamento e nos comunicados da sua — e coloque o prazo no calendário da gestão no primeiro mês, com um lembrete algumas semanas antes. Quadro preparado na véspera é quadro com erro.

Como preparar, passo a passo

1. Confira cada ficha. CIM, grau e datas. Falta a data de exaltação de um irmão? Ela está no balaústre da sessão em que ele foi exaltado.
2. Atualize a situação de cada irmão. Com a Chancelaria, pela frequência; com a Tesouraria, pela situação financeira. Licença que terminou, irmão que voltou a frequentar, suspensão que foi levantada.
3. Registre o movimento do período. Quem entrou, quem saiu e quem mudou de grau desde o último envio, cada caso com a data e o ato que o comprova.
4. Cruze com o quadro anterior. Pegue o último quadro enviado e confira, linha a linha, que as diferenças são exatamente o movimento do período — nem mais, nem menos.
5. Feche com a Tesouraria. O número de obreiros sobre o qual a capitação será paga precisa bater com o quadro — inclusive no tratamento dos isentos, que segue a regra da Potência.
6. Envie pelo canal oficial e arquive o comprovante. O protocolo do envio é a prova de que a Loja cumpriu o prazo.

Os erros mais comuns

• CIM errado ou faltando, o que trava documentos do irmão na Potência.
• Irmão falecido ainda no quadro — e, às vezes, ainda recebendo cobrança.
• Filiado que nunca entrou formalmente, porque a filiação foi aprovada em sessão mas não comunicada.
• Datas de elevação e exaltação em branco, que voltam a fazer falta na hora do próximo grau ou de um diploma.
• Situação desatualizada: o licenciado que voltou continua licenciado no papel.
• Capitação calculada sobre outro número, porque a Tesouraria usou uma lista e a Secretaria enviou outra.

Quadro de obreiros e capitação

A capitação é cobrada por obreiro do quadro, por isso Secretaria e Tesouraria precisam trabalhar com a mesma lista. Na contabilidade, ela é despesa própria da Loja, separada das cotizações que os irmãos pagam para a Potência e a Loja só repassa — o plano de contas da Loja Maçônica mostra como separar as duas coisas.

Quem pode ver o quadro

O quadro reúne o registro mais sensível da Loja: a filiação maçônica é dado pessoal sensível pela LGPD. Ele vai à Potência pelo canal que ela indicar — não por grupo de WhatsApp — e, depois do envio, a Loja guarda a cópia oficial e apaga as soltas. O guia de LGPD para Lojas Maçônicas explica o porquê.

Como o sistema ajuda

• Fichas maçônicas completas, com CIM, datas de cada grau e histórico de cargos.
• Situação de cada irmão (regular, irregular, licenciado, suspenso ou dimissionário) e a marcação de honorários e isentos, que ficam fora das mensalidades.
• Relatório de obreiros por grau, com os meses cumpridos em cada um.
• Exportação da Secretaria: as planilhas de membros, fichas e cargos, num arquivo cifrado, para conferir com o quadro da Potência sem montar nada à mão.

O guia das funções do Secretário mostra onde o quadro entra na rotina do cargo, e o checklist da passagem de cargo garante que ele chegue conferido à próxima gestão.

Checklist do envio

1. Prazo da Potência no calendário, com lembrete.
2. Fichas conferidas: CIM, grau e datas.
3. Situação de cada irmão atualizada com a Chancelaria e a Tesouraria.
4. Movimento do período registrado, com datas e atos.
5. Diferenças com o quadro anterior explicadas.
6. Número da capitação fechado com a Tesouraria.
7. Envio pelo canal oficial, comprovante arquivado e cópias soltas apagadas.