Da planilha ao sistema: como migrar a Loja sem perder histórico

Quase nenhuma Loja começa do zero. Começa de uma planilha que passou por três Secretários, uma pasta de balaústres digitalizados e uma planilha do Tesoureiro que só ele entende por inteiro. Levar isso para um sistema é menos sobre o software e mais sobre decidir o que merece ir junto.

Primeiro: separe o registro do arquivo

Nem tudo precisa migrar. Pergunte de cada coisa que a Loja guarda: ela precisa agir sobre isso, ou precisa conseguir encontrar isso?

• O registro — quadro atual, situação, graus, cargos, cobranças em aberto. Precisa estar vivo no sistema, correto no primeiro dia.
• O arquivo — balaústres de 1994, correspondência antiga, certificados digitalizados. Pode subir aos poucos, ou ficar onde está e ser indexado depois.

Loja que tenta migrar os dois de uma vez costuma empacar no arquivo e nunca terminar o registro. Faça o registro primeiro, inteiro. O arquivo continua lá.

O quadro é a parte difícil, e não é técnica

Toda Loja descobre a mesma coisa ao importar o quadro: a planilha discorda da realidade. Irmãos que se desligaram há anos continuam na lista. Grau sem data. Duas linhas para o mesmo irmão, escritas diferente. Um irmão sem CIM porque ninguém preencheu.

Isso não é problema da migração — é problema que já existia e que a migração torna visível. Reserve uma noite do Secretário com mais um diretor para conferir o quadro linha a linha antes de importar qualquer coisa. É a hora de maior retorno do projeto inteiro, e a mais pulada.

Uma ordem que funciona

1. Limpe e importe o quadro. Nome, CIM, graus com datas, contato, situação. Confira o total contra o último quadro enviado à Potência antes de seguir.
2. Configure os acessos. Quem é Secretaria, quem é Tesouraria, quem senta no Oriente. Acerte isso antes de qualquer irmão entrar, porque define o que cada um vê.
3. Abra o caixa. Lance o saldo atual e as cobranças em aberto — não o histórico financeiro inteiro. O caixa começa limpo numa data conhecida; a planilha antiga continua sendo o registro de tudo que veio antes.
4. Ponha o calendário. As sessões do ano, com o grau que cada uma exige. Daqui em diante a Loja passa a usar o sistema, não a prepará-lo.
5. Traga os irmãos. Não no primeiro dia. Deixe a Diretoria usar por um mês, encontre o que está errado, corrija — abrir para a Loja com dado quebrado custa a boa vontade do quadro por um ano.
6. Depois o arquivo, no ritmo que der.

O que costuma quebrar

• Data em formato errado. Planilha editada por seis pessoas tem data em quatro formatos. Padronize antes de importar, não depois.
• Irmão duplicado. Quase sempre por nome escrito de dois jeitos. Case por CIM, nunca por nome.
• CIM faltando. Corra atrás antes da importação. Registro sem CIM é registro que não se concilia com a Potência depois.
• Histórico financeiro pela metade. Ou traga um período inteiro, ou comece do zero numa data. Ano parcial gera balancete errado de um jeito que ninguém percebe por meses.

Quem deve conduzir

Dois irmãos, não um. O Secretário, porque o quadro é dele, e mais um diretor que confira o trabalho — o segundo par de olhos é o que pega o irmão duplicado e o desligado ainda na lista. Loja que entrega o projeto inteiro ao irmão mais técnico costuma terminar com um sistema que só ele entende, que é exatamente o problema que se queria resolver.

Quanto tempo leva

Para uma Loja de cinquenta a oitenta obreiros com planilha em estado razoável: uma noite para limpar o quadro, uma noite para importar e configurar acessos, e um mês de Diretoria usando antes de abrir para o quadro. O arquivo leva o tempo que levar.

Se ainda está escolhendo, o checklist para escolher um sistema cobre o que avaliar primeiro — inclusive se você consegue tirar seus dados de volta, o que importa muito mais no dia em que se sai de uma plataforma do que no dia em que se entra.